Det er på tide å rive siloene

Høye siloer med tjukke vegger tar livet av samskapingen. Riv dem ned.

Når vi snakker om siloer, mener vi mer eller mindre selvstendige enheter innad i en organisasjon. Enheter som bevisst eller ubevisst har skapt sin egen kultur og identitet – og som i liten grad jobber sammen med de andre enhetene. Grovt sagt er silo-jobbing det motsatte av samskaping.  

Siloer er skadelig for mer enn arbeidsmiljøet

Vi har jobbet med organisasjoner som erfarer at slik silo-kultur – og silo-ukultur – har direkte negative følger for bedriften. 

En ledergruppe fortalte at siloene i bedriften var så høye og sterke at de som jobbet der – som delte kantine og passerte hverandre i gangene – ikke kjente hverandre. De hilste ikke engang når de møttes ved heisen eller kaffemaskina. Hvordan skal man klare å jobbe sammen mot samme mål når man ikke vet hvem man jobber med?

En kursdeltaker som jobbet i det offentlige, fortalte at de ved en tilfeldighet oppdaget at to avdelinger hadde jobbet med det samme prosjektet hver for seg. I ett og et halvt år. Lederne i de to avdelingene satt til og med i samme ledergruppe, men siden prosjektene aldri sto på møteagendaen, ble det ikke oppdaget før.

Du kan jo forestille deg ressursene som kunne vært spart med litt bedre kommunikasjon mellom avdelingslederne.

Siloer har med andre ord følger for mer enn bare arbeidsmiljøet. Det kan også få direkte konsekvenser for bunnlinja, slik eksempelet over viser. 

Her er noen utvalgte utsagn fra ledere om hvordan siloene har påvirket hverdagen deres: 

• Manglende eierskap rundt felles mål, og vanskelig å se helheten.
• Dårlig involvering og liten endringsvilje.
• Likegyldighet, ansvarsfraskrivelse og dårlig respons på felles aktiviteter og arrangementer. 
• Lite tillit til at selskapet når målene sammen. 
• Altfor fragmenterte i måten vi jobber på – noe som sinker endringstakten. 
• Vanskelig å tenke utenfor boksen – eller siloen – og dermed skape noe nytt.
• Ledermøter blir brukt til å rapportere om det som har skjedd, i stedet for å tenke fremover. 
• Vegring for å sette myke temaer, som silo-riving, på ledermøteagendaen. 

Rivearbeidet starter med å bli bedre kjent

Det som går igjen i disse tilbakemeldingene, er likegyldighet og dårlig tillit. Skal man bli mer involvert i felles mål og få større tillit til hverandre, må man rett og slett bli bedre kjent.  

Vi erfarer at når ledelsen tilrettelegger for at medarbeiderne skal bli bedre kjent – ja, til og med bli venner på jobben – så skjer det noe. Folk begynner å si hei når de møter hverandre i gangene. Terskelen for å sette seg sammen i kantina og invitere på en kaffeprat, bli lavere. Bedre kommunikasjon er første skritt i arbeidet med å rive siloene. 

Derfor sier vi ofte til ledergrupper: Undervurder aldri verdien av stadig å bli bedre kjent.

Tips til ledere som vil rive siloene

Det må selvfølgelig mer til enn en kopp kaffe. Å rive ned siloene er ikke noe som gjøres over natta. Det krever et langsiktig og målrettet arbeid i tillegg til vilje til å endre. 

Her er noen av rådene vi gir ledere når de skal i gang med å bryte ned siloer: 

• Anerkjenn situasjonen. Dere må forstå problemet før dere kan begynne å lete etter løsningen. 
• Involver folka i prosessen. Alle må forstå hvorfor det er viktig. De må føle eierskap for at en slik omfattende kulturendring skal lykkes.
• Spør folka hva de mener hemmer og fremmer (det kan være mye positivt også) silotankegang i organisasjonen din. Du kommer til å få svar som er ubehagelige, irriterende og overraskende, men mest av alt verdifulle. 
• Finn ett eller to prosjekter dere kan jobbe med på tvers av avdelingene. La medarbeiderne få frihet til å forme og løse oppgavene, og få dem til å dele erfaringene sine. 
• Be om innspill underveis og etter at siloene er revet. Hva har blitt lettere, og hva har blitt vanskeligere? Anerkjenn at det ikke alltid er like lett å endre. 
• Hold ut. Du kommer til å møte motstand. 

Å gå fra en silo-kultur til en samskapingskultur krever tid og ressurser, men det vil lønne seg i lengden.

Faktisk er det helt nødvendig for å kunne takle fremtidens utfordringer. Det å kunne jobbe på tvers, mot samme mål, spille på hverandres styrker og omstille seg raskt er kjennetegnet på en godt rusta bedrift. 

Visker du ut skillene mellom avdelingene, får du med andre ord en smidigere, mer effektiv og dynamisk organisasjon. Hvor ting skjer innenfra, ofte som respons på det som skjer utenfra. Og der kommunikasjonen og informasjonsflyten går raskere. 

Det hele starter hos deg, kjære leder. For som en daglig leder en gang sa det: Det er bakemesteren som bestemmer lukta i bakeriet.

Vi har selv erfart virkningene av bevisst silo-rivning. Det både lukter og føles bedre å være i virksomheter der siloveggene er revet. 

Trenger bedriften din hjelp med å rive ned siloene? Send oss en melding via kontaktskjemaet, så avtaler vi et møte. Selvsagt helt uforpliktende!

Dette innlegget er samskapt med Sommerfuglen Media.